1. Общие положения

1.1. Настоящий документ определяет Политику АО «ГРИНВУД» в отношении обработки персональных данных и реализации требований к защите персональных данных (далее - Политика) в соответствии с требованиями ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон).

1.2. В настоящей Политике используются следующие основные понятия:
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники без непосредственного участия человека;
распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц; предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц;
блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1.3. Действие Политики распространяется на все персональные данные субъектов, обрабатываемые в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» с применением средств автоматизации и без применения таких средств.

1.4. К настоящей Политике должен иметь доступ любой субъект персональных данных.

2. Принципы и условия обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» осуществляется на основе следующих принципов:

• законности и справедливой основы;
• ограничения обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определённых и законных целей;
• недопущения обработки персональных данных, несовместимой с целями сбора персональных данных;
• недопущения объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработки только тех персональных данных, которые отвечают целям их обработки;
• соответствия содержания и объёма обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки;
• недопущения обработки избыточных персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;
• обеспечения точности, достаточности и актуальности персональных данных по отношению к целям обработки персональных данных;
• уничтожения либо обезличивания персональных данных по достижении целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, при невозможности устранения в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» допущенных нарушений персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом.

2.2. В информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» обрабатываются персональные данные при наличии хотя бы одного из следующих условий:

• обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
• обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
• обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
• обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов АО «ГРИНВУД» или третьих лиц либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
• осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц, к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;
• осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.3. Пользователи информационных систем персональных данных АО «ГРИНВУД», иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

2.4. В целях информационного обеспечения в АО «ГРИНВУД» могут создаваться общедоступные источники персональных данных работников, в том числе справочники и адресные книги. В общедоступные источники персональных данных с согласия работника могут включаться его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, должность, номера контактных телефонов, адрес электронной почты, сведения о профессии и иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.
Сведения о работнике должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по требованию работника либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

2.5. АО «ГРИНВУД» вправе поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению АО «ГРИНВУД», обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом.

2.6. Обработка в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» специальных категорий персональных данных допускается в случаях, если:

• субъект персональных данных дал согласие в письменной форме на обработку своих персональных данных;
• осуществляется обработка персональных данных, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных либо по его просьбе;
• обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о государственной социальной помощи, трудовым законодательством, пенсионным законодательством Российской Федерации, обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
• обработка персональных данных необходима для установления или осуществления прав субъекта персональных данных или третьих лиц, а равной в связи с осуществлением правосудия;
• обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-розыскной деятельности, об исполнительном производстве, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации.
• Обработка специальных категорий персональных данных должна быть незамедлительно прекращена, если устранены причины, вследствие которых осуществлялась их обработка, если иное не установлено Федеральным законом.

2.7. Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранных государств АО «ГРИНВУД» не осуществляется.

3. Правовые основания обработки персональных данных

Обработка персональных данных в АО «ГРИНВУД» осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных", постановлением Правительства РФ от 6 июля 2008 г. N 512 "Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".

4. Цели обработки персональных данных

Обработка персональных данных в АО «ГРИНВУД» осуществляется в целях исполнения договорных обязательств, реализации прав и законных интересов АО «ГРИНВУД», в целях рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, а также в целях ведения кадровой и бухгалтерской работы, в том числе при формировании кадрового резерва АО «ГРИНВУД».
Целью обработки указанных выше персональных данных так же является: осуществление возложенных на организацию законодательством Российской Федерации функций в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации, федеральными законами, в частности: "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", "О персональных данных".

5. Сроки обработки и хранения персональных данных

5.1. Сроки обработки персональных данных субъектов персональных данных определяются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

Сроки хранения определяются в соответствии со сроком действия договора с субъектом персональных данных, положениями Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» с учетом возможных изменений, положениями законодательства о бухгалтерском учете, Трудовым Кодексом, законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, сроком исковой давности, а также иными требованиями законодательства.

Согласно подп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса Российской Федерации установлена обязанность налоговых агентов (работодателей) в течение 4 лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога.

Статья 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" определяет, что организации обязаны хранить бухгалтерскую документацию в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но при этом минимальный срок хранения не может быть менее пяти лет.

С учетом положений п. 2 ч. 1 ст. 6 Федерального закона "О персональных данных", согласие уволенных работников на обработку их персональных данных в вышеуказанных случаях не требуется.

Хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

6. Состав и субъекты персональных данных

6.1. Оператор осуществляет обработку следующих категорий персональных данных:

фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, телефон; семейное положение; состав семьи; социальное положение; образование, профессия; доходы; ИНН, номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, номер полиса обязательного медицинского страхования; сведения о документах, удостоверяющих личность; сведения о воинском учёте; сведения о состоянии здоровья, необходимые работодателю для определения пригодности для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации; сведения о социальных льготах (в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации); биометрические персональные данные (личные фотографии); другие персональные данные, необходимые работодателю в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области персональных данных; дополнительные сведения, представленные по собственному желанию.

6.2. Состав и субъекты персональных данных (физические лица): работники, состоящие в трудовых отношениях с АО «ГРИНВУД», а так же бывшие работники;

• исполнители, состоящие в гражданско-правовых отношениях с АО «ГРИНВУД»;
• операторы, осуществляющие обработку персональных данных;
• руководители и (или) представители юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, состоящие в договорных отношениях с АО «ГРИНВУД»;
• сотрудники юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, состоящие в договорных отношениях с АО «ГРИНВУД»;
• посетители Бизнес-парка АО «ГРИНВУД»;
• обратившиеся в АО «ГРИНВУД» с обращением, жалобой или заявлением;
• соискатели вакантной должности в АО «ГРИНВУД»;
• состоящие в кадровом резерве АО «ГРИНВУД».

7. Права субъекта персональных данных

7.1. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, если такое право не ограничено в соответствии с федеральными законами. Субъект персональных данных вправе требовать от АО «ГРИНВУД» уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

7.2. Запрещается принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами, или при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

7.3. Если субъект персональных данных считает, что обработка его персональных данных в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» осуществляется с нарушением требований Федерального закона или иным образом нарушает его права и свободы, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие АО «ГРИНВУД» в установленном законом порядке.

8. Отзыв согласия на обработку персональных данных

8.1. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных в любое время путем направления на адрес электронной почты info@greenwoodpark.ru письменного заявления.

8.2. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, установленных действующим законодательством РФ.

8.3. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, оператор обязан прекратить их обработку. В случае если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, уничтожить персональные данные в срок, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты поступления указанного заявления.

8.4. В случае обращения субъекта персональных данных к оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных оператор обязан в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты получения оператором соответствующего требования, прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если такая обработка осуществляется лицом, осуществляющим обработку персональных данных), за исключением случаев, предусмотренных пунктами 2 - 11 части 1 статьи 6, частью 2 статьи 10 и частью 2 статьи 11 настоящего Федерального закона. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней в случае направления оператором в адрес субъекта персональных данных мотивированного уведомления с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.

При отсутствии возможности уничтожить персональные данные в 30-дневный срок, установленный в ч. 4 или в ч. 5 ст. 21 Закона N 52-ФЗ, Оператор должен их блокировать и обеспечить их уничтожение в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами (ч. 6 ст. 21 Закона N 152-ФЗ).

9. Меры обеспечения безопасности персональных данных при их обработке

9.1. Безопасность персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД», обеспечивается реализацией правовых, организационных и технических мер, необходимых и достаточных для обеспечения требований федерального законодательства в области защиты персональных данных.

9.2. Для целенаправленного создания в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» неблагоприятных условий и труднопреодолимых препятствий для нарушителей, пытающихся осуществить несанкционированный доступ к персональным данным в целях овладения ими, их видоизменения, уничтожения, заражения вредоносной компьютерной программой, подмены и совершения иных несанкционированных действий в информационных системах персональных данных АО «ГРИНВУД» могут применяться следующие организационно-технические меры:

• назначение должностных лиц, ответственных за организацию обработки и защиты персональных данных;
• ограничение и регламентация состава работников, имеющих доступ к персональным данным;
• ознакомление работников с требованиями федерального законодательства и нормативных документов АО «ГРИНВУД» по обработке и защите персональных данных;
• обеспечение учёта и хранения материальных носителей информации и их обращения, исключающего хищение, подмену, несанкционированное копирование и уничтожение;
• определение угроз безопасности персональных данных при их обработке, формирование на их основе моделей угроз;
• разработка на основе модели угроз системы защиты персональных данных для соответствующего класса информационных систем;
• проверка готовности и эффективности использования средств защиты информации;
• идентификация и аутентификация субъектов доступа и объектов доступа;
• управление доступом субъектов доступа к объектам доступа;
• ограничение программной среды;
• защита машинных носителей персональных данных;
• регистрация событий безопасности;
• антивирусная защита;
• обнаружение и предотвращение вторжений;
• контроль (анализ) защищённости персональных данных;
• обеспечение целостности информационной системы и персональных данных;
• обеспечение доступности персональных данных;
• защита технических средств;
• защита информационной системы, ее средств, систем связи и передачи персональных данных;
• криптографическая защита персональных данных, передаваемых по незащищённым каналам связи;
• управление системой защиты персональных данных;
• обучение работников, использующих средства защиты информации, применяемые в информационных системах персональных данных, правилам работы с ними;
• учёт применяемых средств защиты информации, эксплуатационной и технической документации к ним;
• проведение мониторинга действий пользователей, проведение разбирательств по фактам нарушения требований безопасности персональных данных;
• размещение технических средств обработки персональных данных, в пределах охраняемой территории;
• допуск в помещения, в которых обрабатываются персональные данных, в соответствии со списком допущенных сотрудников;
• поддержание технических средств охраны, сигнализации помещений в состоянии постоянной готовности.

9.3. В случае установления факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, АО «ГРИНВУД», как оператор обязан с момента выявления такого инцидента оператором, уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных или иным заинтересованным лицом уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных:

• в течение двадцати четырех часов о произошедшем инциденте, о предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, и предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, о принятых мерах по устранению последствий соответствующего инцидента, а также предоставить сведения о лице, уполномоченном оператором на взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, по вопросам, связанным с выявленным инцидентом;
• в течение семидесяти двух часов о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента, а также предоставить сведения о лицах, действия которых стали причиной выявленного инцидента (при наличии).

10. Ограничения на действие настоящей Политики

Действие Политики не распространяется на отношения, возникающие при:

10.1. организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

10.2. обработке персональных данных, отнесенных в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну;

10.3. предоставлении уполномоченными органами информации о деятельности судов в Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом от 22.12.2018 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации».

11. Заключительные положения

11.1. Иные права и обязанности АО «ГРИНВУД», как оператора персональных данных, определяются законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

11.2. Должностные лица АО «ГРИНВУД», виновные в нарушении норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, несут ответственность в порядке, установленном федеральными законами.